Na mocy umowy z 6 września 2018 roku Miasto wydzierżawiło Archiwum Państwowemu powierzchnię w skrzydle wschodnim - część południową od wieży bramnej do pawilonu południowego włącznie. 17 października wydzierżawione pomieszczenia zostały przekazane  Archiwum.  

Wydzierżawiona powierzchnia to  741 m2, w tym 158,76 m2 piwnic (I strefa) oraz 582,81 m2 na parterze oraz I piętrze  pawilonu (II strefa).

Czynsz  w I strefie (piwnica) wyniesie 4 zł netto za 1 m2 (łącznie za 158,76 m2 - 635,04 zł netto), w II strefie - 10 zł netto za miesiąc za 1 m2 powierzchni, czyli za 582,81 m wyniesie 5 828,10 zł miesięcznie.

Łącznie da to sumę 6 463,85 zł netto miesięcznie (77 566,20 zł rocznie). Kwota ta nie obejmuje opłat za media, które odrębnie będzie opłacało Archiwum Państwowe.  

- Jeśli chodzi o wysokość czynszu to jest ona zbliżona do wcześniej płaconego przez Archiwum Państwowe w Lublinie Oddział w Radzyniu Podlaskim – komentuje burmistrz Jerzy Rębek.

Umowa zawarta została na 30 lat począwszy od 6 września 2018 roku. Przekazanie nastąpiło 17 października. Koszty nakładów poniesionych przez Archiwum w ramach programu inwestycyjnego oraz koszty wykonania wzmocnionej posadzki będą odliczane od czynszu.

- Uważam, że jest to ważne i pozytywne wydarzenie – dodaje włodarz Radzynia. - Po pierwsze Archiwum Państwowe jako jednostka budżetowa jest pewnym płatnikiem. Ulokowanie radzyńskiego Oddziału Archiwum Państwowego w Lublinie ma głębokie uzasadnienie historyczne, edukacyjne i kulturotwórcze, jest korzystne dla obydwu stron. Poza tym jest to spełnienie obietnicy wyborczej, wpisze się w realizację zadań własnych obydwu stron umowy - Miasta Radzyń Podlaski oraz Archiwum Państwowego, w tym  wykonywanie zadań w zakresie kultury poprzez popularyzację wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach, prowadzenie działalności informacyjnej i udostępniania materiałów archiwalnych.

Właścicielem Pałacu Potockich od 2 lipca 2-15 roku jest Miasto Radzyń Podlaski, z warunkiem użytkowania go na cele publiczne. Taki lokator jak Archiwum Państwowe ten warunek spełnia. Ponadto tak prestiżowa placówka umiejscowiona w obiekcie położonym w centrum miasta jest bardziej dostępna zarówno społeczności Radzynia jak i osobom przyjezdnym, chcącym korzystać ze zbiorów tej instytucji, jej dorobku czy też z rozlicznych inicjatyw prowadzonych przez pracowników. Przy okazji stanowi wspaniałą promocję miasta.

Podobnie korzystne dla Archiwum Państwowego  jest przeniesienie tej instytucji do Pałacu Potockich, który jest obiektem szczególnym – związanym z historią nie tylko miasta i regionu, ale także Polski, w dodatku wyróżniającym się europejską klasą architektoniczną.  Archiwum będzie tu mieć godną siedzibę. Także  wydzierżawiona powierzchnia w skrzydle wschodnim – ponad 740 m2  daje odpowiednie warunki zarówno do gromadzenia zbiorów, jak i prowadzenia innych form działalności Archiwum Państwowego.

Dr Joanna Kowalik-Bylicka – kierownik Archiwum Państwowego w Lublinie Oddział w Radzyniu Podlaskim o zadaniach AP i roli instytucji dla społeczności Radzynia i ziemi radzyńskiej

Archiwum Państwowe jest jednostką rządową, pełni ważne funkcje naukowe, edukacyjne i kulturalne. Zadania Archiwum Państwowego określa ustawa: należy do nich m.in. zbiór i przechowywanie, ale także zabezpieczanie, katalogowanie, udostępnianie dokumentów, ich popularyzacja, nadzór nad instytucjami wytwarzającymi dokumenty. Jest to instytucja ważna ze względu na dokumentację dotyczącą przeszłości państwa i regionu, danych miejscowości, ale także osób indywidualnych, które poszukują swoich korzeni, a nawet danych dotyczących przebiegu pracy. Poprzez popularyzowanie wiedzy historycznej, kulturalnej, kształtuje postawy obywatelskie i patriotyczne.

Fakt, że taka instytucja znalazła się w Radzyniu to wielkie wyróżnienie i prestiż dla miasta. W województwie lubelskim, oprócz jednostki centralnej w Lublinie, znajdują się tylko trzy oddziały terenowe: w Chełmie, Kraśniku i właśnie w Radzyniu Podlaskim. Nasz Oddział obejmuje swą działalnością teren byłego województwa bialskopodlaskiego, a więc kilku powiatów. Dlatego z zasobów radzyńskiego AP korzystają nie tylko mieszkańcy Radzynia. Mamy interesantów z różnych stron Polski, Europy, a nawet z innych kontynentów, np. z Australii, którzy mają korzenie np. w Białej Podlaskiej czy Międzyrzecu. To jest nasza codzienność.

W ramach swych ustawowych zadań Archiwum w różnych formach popularyzuje historię kulturę, postaci ważne dla regionu. Czyni to m.in. w formie wykładów,  konferencji, wystaw, wydawnictw i spotkań je promujących. Na tego typu spotkania łatwiej dotrzeć, gdy odbywają się w centrum miasta – choćby ze względu na bliższą odległość do szkół.  Położenie Archiwum na obrzeżach miasta miało inne ujemne strony: przybywający do nas własnymi pojazdami nie mieli często motywacji, by wjechać do centrum miasta i okazji zobaczyć nasze zabytki. Ci, co przyjeżdżają komunikacją publiczną muszą podjąć dodatkowy wysiłek, by przebyć kilka kilometrów.

Zabytkowa budowla będąca świadectwem świetnej przeszłości miasta jest miejscem jak najbardziej odpowiednim dla przechowywania zbiorów będących pamięcią regionu, dokumentów pochodzących nawet z początków  wieku XIX i z czasów wcześniejszych. Na ile te treści są żywe, świadczą bardzo emocjonalne niekiedy reakcje osób przeglądających akta.